Support à l'organisation de gros evenements

Salut à tous,

Je poste ce truc pour amener à une discussion. Ca n'est pas du tout une critique mais un post qui ce veut être un constat pour amener à une reflexion construtive


J'ai pu lire par ci par là des critiques suite à l'organisation du tournoi de la main cette année (Bordeaux) ainsi que l'année précédante (Lille). C'est toujours difficile d'accueillir une critique quand on a bossé sur un évènement, qu'on a investi de son temps, etc... Puis qui est légitime pour critiquer? Le GdN d'une ville à l'autre bout de la france sous pretexte qu'il chappote le jeu organisé dans son bled?

Parce que bon organiser un tournoi à 10 pinpins ça necessite pas grand chose à part poster un message sur ce forum et se mettre d'accord avec une boutique ou autre pour être accueilli. Organiser un truc qui dépasse les 30 joueurs, ça necessite un budget pour de plus grosse salle, un planning, des lots, des solutions d'hebergement, des solutions pour nourrir les gens etc...

Ma question est la suivante : est ce que la Garde de nuit aujourd'hui est en mesure de nous aider pour gérer ce genre d'évènement? Pas vraiment en fait. Mais derrière c'est eux le jeu organisé en France donc oui ils vont pointer du doigt ce qui ne va pas.

Bref je trouve qu'il manque des outils pour accompagner l'organisation de ce type d'évènement. Ne serait-ce qu'un exemple de découpage du projet (oui parce qu'on parle bien de projet vu qu'il y a plusieurs acteurs, un budget, un planning à respecter, etc...), un exemple de planning (avec un découpage en amont genre 3 mois avant commencer les recherches de salle, etc...), les choses à ne pas oublier, les liens vers les reglementations associés au repas, au service d'alcool, des template de lettre de demande de subventions et que sais-je d'autres.

Ces outils ne seraient en aucun cas des trucs à suivre à la lettre mais bon au moins ils auraient le merite d'exister, d'être proposé par le jeu organisé en France et donc derrière de rendre la GdN plus légitime à "juger" les organisations des gros tournois au 4 coins de la France.

Ca tombe bien Lyon organise je crois le prochain TM CF (2015) donc ça pourrait être le moment de créer ces outils avec l'aide de la GdN, des gens qui s'y connaissent en gestion de projet parmi la communauté voir même de la part de Edge (oui on a le droit d'être optimiste en ces temps difficiles).

Bref, j'attends vos commentaires.

Oh purée un GANTT ça me manquait

Excellente initiative, j'avoue que ça me rassurerait d'autant plus pour l'organisation d'un CR sur Clermont !

Pitié pas de GANTT ! :'(

Et si tu lisais un petit peu ce qui est écrit dans le topic de ta section tu saurais que Lyon organise le CF l'an prochain.

Le meilleur outil pour organiser, c'est Eléa. Et nos femmes en général.
Just sayin.

C'est à l'étude. On a pense que oui ce serait bien de le faire...

Kaefer Clegane a écrit:

Le meilleur outil pour organiser, c'est nos femmes en général.
Just sayin.

So true... ^^"

Mog Baelish a écrit:

C'est à l'étude.

Nos femmes? ^^
Bas les pattes !

Kaefer Clegane a écrit:

Le meilleur outil pour organiser, c'est Eléa. Et nos femmes en général.
Just sayin.

Ptin mais c'est tellement vrai :')

+1

Le sujet est vraiment intéressant mais...

Kaefer Clegane a écrit:

Le meilleur outil pour organiser, c'est Eléa. Et nos femmes en général.
Just sayin.

Kaefer quoi ! +10000000

Rapace a écrit:

J'ai pu lire par ci par là des critiques suite à l'organisation du tournoi de la main cette année (Bordeaux) ainsi que l'année précédante (Lille). C'est toujours difficile d'accueillir une critique quand on a bossé sur un évènement, qu'on a investi de son temps, etc... Puis qui est légitime pour critiquer? Le GdN d'une ville à l'autre bout de la france sous pretexte qu'il chappote le jeu organisé dans son bled?

En effet. D'ailleurs aucun Garde de Nuit ne fait ça. Je vois pas pourquoi tu dis ça. Il y a eu un bilan de fait sur le Mur. Le positif et le négatif, en particuliers des membres présents. Ce bilan n'est pas un jugement, mais sert à soulever ce qui a marché, et qu'il faut donc sûrement reproduire, et ce qui n'a pas marché, et qu'on va donc éviter de refaire.

Citation :

Parce que bon organiser un tournoi à 10 pinpins ça necessite pas grand chose à part poster un message sur ce forum et se mettre d'accord avec une boutique ou autre pour être accueilli. Organiser un truc qui dépasse les 30 joueurs, ça necessite un budget pour de plus grosse salle, un planning, des lots, des solutions d'hebergement, des solutions pour nourrir les gens etc...

En effet. Et l'expérience étant partagé entre orgas, qui en France sont les Gardes de Nuit, démontrent l'intérêt de rassembler des orgas. Outre, il n'est pas rare du tout, plutôt commun même, que les orgas d'autres villes aident naturellement le Jour J, mais aussi en amont, comme pour les lots.

Citation :

Ma question est la suivante : est ce que la Garde de nuit aujourd'hui est en mesure de nous aider pour gérer ce genre d'évènement? Pas vraiment en fait. Mais derrière c'est eux le jeu organisé en France donc oui ils vont pointer du doigt ce qui ne va pas.

La Garde de Nuit est en mesure de gérer ce genre d'événements, puisque c'est elle qui en organise le plus grand nombre ^^ D'où que la Garde de Nuit pointe ce qui ne va pas? Non, je le répète, y a un bilan collégial qui est fait, les critiques positives et négatives en ressortent pour que chacun s'améliore à l'orga. Depuis des années maintenant, on essaie de répartir les Opens, ou Régionaux pour que les gens progressent en orga, et puissent un jour, qui sait, accueillir les Championnats de France (douce utopie).

Citation :

Bref je trouve qu'il manque des outils pour accompagner l'organisation de ce type d'évènement. Ne serait-ce qu'un exemple de découpage du projet (oui parce qu'on parle bien de projet vu qu'il y a plusieurs acteurs, un budget, un planning à respecter, etc...), un exemple de planning (avec un découpage en amont genre 3 mois avant commencer les recherches de salle, etc...), les choses à ne pas oublier, les liens vers les reglementations associés au repas, au service d'alcool, des template de lettre de demande de subventions et que sais-je d'autres.

Quelques uns travaillent quelque chose de la sorte. Une sorte de guide clefs en main pour pouvoir organiser son event, selon sa taille, sa classification, etc... Par contre, ce que tu demandes, c'est super intéressant, super complet, mais je crains qu'on ait ni le temps, ni les personnes, ni les compétences pour réunir quelque chose d'aussi complet, même si on va essayer d'y tendre (si tu as le temps mon cher Rapace, je t'invite à monter un tel dossier ^^)

Citation :

Ces outils ne seraient en aucun cas des trucs à suivre à la lettre mais bon au moins ils auraient le merite d'exister, d'être proposé par le jeu organisé en France et donc derrière de rendre la GdN plus légitime à "juger" les organisations des gros tournois au 4 coins de la France.

J'ai plus souvent vu des joueurs que des orgas "juger" les events perso. Je reste surpris que tu penses ça.

Citation :

Ca tombe bien Lyon organise je crois le prochain TM CF (2015) donc ça pourrait être le moment de créer ces outils avec l'aide de la GdN, des gens qui s'y connaissent en gestion de projet parmi la communauté voir même de la part de Edge (oui on a le droit d'être optimiste en ces temps difficiles).

C'est très intéressant comme démarche, ça dépasse l'entraide qui est en place, j'ai personnellement rien contre. Je pense qu'on peut proposer un début de guide, mais ce sera un travail de très longue haleine de tout mettre noir sur blanc. Pour ce qui est du CF2015, je crois que vous avez déjà l'aide d'une asso de Bourgoin, et les orgas Gardes de Nuit ou non seront pas contre échanger leur expérience sur le sujet. On a d'ailleurs commencer à échanger avec Mog là-dessus.

Ne partant pas du même postulat que toi, que les orgas de telle ou telle ville critiquent l'organisation d'une autre ville (ou alors rare cas isolé anecdotique que je n'ai pas vu) j'avoue pas comprendre tout ton post L'entraide est déjà de mise. Les Batailles du Grand Ouest l'an passé n'étaient pas de l'initiative de la Garde de Nuit, pourtant, les orgas de cet événement, ont été aidés quand ils le souhaitaient par les Gardes de Nuit locaux du moment, expérimentés par ce qu'ils avaient déjà vu.


Je retiens que tu aimerais voir une sorte de "dossier", ou de "guide" (parce que c'est ça qui est constructif dans ton post). Pourquoi pas... C'est plus ou moins à l'étude on va dire, mais pas aussi détaillé.

Katagena a écrit:

Quelques uns travaillent quelque chose de la sorte. Une sorte de guide clefs en main pour pouvoir organiser son event, selon sa taille, sa classification, etc... Par contre, ce que tu demandes, c'est super intéressant, super complet, mais je crains qu'on ait ni le temps, ni les personnes, ni les compétences pour réunir quelque chose d'aussi complet, même si on va essayer d'y tendre (si tu as le temps mon cher Rapace, je t'invite à monter un tel dossier ^^)

les compétences je les ai, mais le temps

Actuellement je bosse sur la mise en place d'une sorte de cahier des charges qui rappelle tout ce qui doit être fait pour un évènement majeur (Open/TM/CF). Ce document sera à la fois une aide aux orgas pour ne rien oublier mais également un outil d'évaluation pour voir où on a encore des efforts à faire. L'étape préliminaire à été validée il y a deux jours, je suis actuellement dans l'étape principale qui devrait me prendre un peu plus de temps. Quoiqu'il arrive ce document devrait être prêt avant 2015.

Quant à faire un GANTT ou un PERT... Euh j'ai pas envie Mais une fois le Cahier des charges rédigé, je pourrai me mettre à un planning type ou une sorte de PERT simplifié, c'est une bonne idée.

Je ne dis pas que y'a des GdN qui ont critiqué tel ou tel événement, c'était plus pour illustrer mon propos. J'aurais du dire les joueurs en général... ne froissons pas les gens dans ces époques troublées. Bref. C'était plus histoire de poser un contexte.

Après ne jouons pas nos langues de bois dès que y'a un truc qui part un peu en couille ça dezingue à tout va peut être pas de manière officielle mais on le fait tous, joueur ou orga peu importe. J'ai lu des trucs qui allaient de la simple remarque un peu cynique mais ou tu sens que y'a un message derrière à la bonne attaque en règle. C'est humain c'est normal.

Je dis juste qu'avec le grossissement de la communauté, et donc des évènements, ça serait bien que le forum/la GdN peu importe le jeu organisé propose un support.

Ensuite ce que tu dis type Bilan collégial fait sur le mur c'est cool mais je te parle d'un vrai retour d'expérience d'orga à autre orga. Vos discussions sur le mur c'est parfois un peu lointain et obscur pour nous. Même si une fois encore le truc des corbeaux ça va dans le bon sens.

Je n'ai personnellement pas du tout le temps de m'occuper de ça, je balance juste l'idée mais si Arthur bosse sur un truc qui y ressemble même vaguement c'est parfait.

Bon et pas besoin d'un gantt spécifiquement, mais j'en sais rien par exemple juste un exemple de bilan d'un financier d'un évènement où on pourrait voir les dépenses ou tout autre truc qui permettrait aux orgas de ne pas partir dans le vide... un cahier des charges c'est un excellent début.

+1
Des posts toujours aussi pertinents mon cher rapace !
Tu mets le doigt sur quelque chose d'important qui mérite detre développé !

Kramer a écrit:

Tu mets le doigt sur quelque chose d'important qui mérite detre développé !

Je ne peux m'empêcher de penser au dernier film de fion que j'ai vu quand je lis ta phrase...